ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
      โดยทั่วไประบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDS = Electronic Documents System) เป็นระบบการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบของข้อมูลคอมพิวเตอร์ ชนิด PDF, DOC, XLS เป็นต้น โดยอาศัยโปรแกรมฐานข้อมูล และการทำงานผ่านทางหน้าเวป (HTTP) ในการจัดเก็บแต่ละครั้ง และสามารถเรียกกลับมาใช้งานได้ ภายหลังจากการจัดเก็บ เพียงแต่การเรียกกลับมาใช้งานใหม่นั้น เป็นสิทธิของผู้ใดในระบบ ซึ่งขึ้นอยู่กับการกำหนดกฎเกณฑ์การใช้งานให้สอดคล้องกับการปฎิบัติงาน ในหน่วยงานหรือองค์กรนั้น ๆ ได้ ดังนั้นเราจึงได้นำความสามารถนี้มาดัดแปลง ผสมผสานกับการใช้งานของระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Mail System) ใช้ในการ รับ-ส่งเอกสารต่างๆ ในองค์กรหรือหน่วยงาน ๆ นั้น เพื่อความสะดวกและเร็ว โดยอาศัยระบบอินเตอร์เน็ตที่เรามีใช้งานอยู่แล้วนั้น เพื่อลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุน และเวลา ในการปฎิบัติงาน ได้เป็นอย่างดี
 
  ความต้องการพื้นฐานของระบบก่อนเริ่มใช้งาน
ในการเข้าใช้งานระบบนี้ นั้น ความต้องการพื้นฐานที่จำเป็นก่อนเริ่มเข้าสู่ระบบ เพื่อปฎิบัติงาน ดังนี้
      - สำหรับผู้ใช้งานระบบทั่วไป
  o จะต้องสามารถใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์กับเครือข่ายอินทราเน็ตหรืออินเตอร์เน็ตได้เป็นอย่างดี
o ผู้ใช้จะต้องมี E-Mail Address ซึ่งสามารถรับส่งเมลได้จริง ๆ อาทิเช่น somporm@hotmail.com, somsri@hotmail.com, somsak@yahoo.com, sakda@gmail.com, หรืออื่น ๆ เป็นต้น อย่างน้อยหนึ่ง E-mail Address แต่ถ้าเป็นไปได้ก็ควรจะใช้ สอง E-mail Address เพื่อความปลอดภัยในระหัสผ่านของท่านเองในการใช้งานระบบ
      - สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ในการใช้งาน มีความต้องการพื้นฐานดังนี้
 

o Windows 98, ME, XP, Vista
o Internet Browser เช่น IE (Internet Explorer), Firefox, Netscape เป็นต้น แต่แนะนำให้ใช้กับ IE6 หรือ IE7 ซึ่งสามารถทำงานได้เป็นอย่างดีและผ่านการทดสอบเรียบร้อยแล้ว
o โปรแกรมสร้างเอกสารเช่น MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Acrobat Professional เป็นต้น

 
  การใช้งานเบื้องต้น
ในการเริ่มต้น นั้นให้ทำการเปิดใช้งาน Internet Browser แล้วให้ทำการ เข้าสู้ระบบด้วย URL เช่น http://eds.yourdomain.co.th, หรือ http://eds.youdomain.go.th/eds, เป็นต้น แล้วแต่การตั้งค่าการใช้งานในระบบนั้น ๆ อย่างไรในการติดตั้งในครั้งแรก หลังจากเข้าสู่ URL แล้วให้กระทำการดังต่อไปนี้
  - เข้าสู่ระบบหนังสือเวียน (Login) ซึ่งสามารถ เข้าใช้งานได้ก็ต่อเมื่อ ผู้ดูแลระบบได้ทำการสร้างบัญชีผู้ใช้นั้น ๆ แล้วในระบบ และสามารถขอทราบ ชื่อบัญชี (Username) และระหัสผ่าน (Password) นั้นได้จากผู้ดูแลระบบ หรือทาง E-mail หลักที่ได้แจ้งใว้ เพื่อประสงค์ขอใช้งานระบบในครั้งแรก ซึ่งระบบจะส่ง ชื่อบัญชี (Username) และระหัสผ่าน (Password) ไปยัง E-mail นั้นหลังจากสร้างบัญชีผู้ใช้นั้นแล้ว แบบอัตโนมัติ
  - หลังจากเข้าสู่ระบบ หน้าหลักจะมีอยู่ 5 ส่วนใหญ่ ๆ ได้แก่
 
  o หมายเหตุการเข้าใช้งานโดยใช้ Internet Browser
 
  + การเข้าใช้งานระบบโดยใช้ Internet Browser นั้น จะต้องกระทำการปิด Block Pop-up (หากการทำงานลักษณะนี้ อยู่ใน Browser นั้นๆ)
+ ในกรณีที่เครื่องผู้ใช้งานได้ทำการติดตั้ง Personal Firewall ใว้และได้ทำการ Block Pop-up ใว้ให้ทำการ Allow Popup สำหรับ Domain Name ที่ระบบ EDS ได้ทำการติดตั้งใว้
  o แถวเลือกกล่องเอกสารขาเข้า และ กล่องอกสารขาออก ของบุคคลผู้ใช้บัญชี นั้น ๆ
  o รายละเอียดเอกสารของกล่องขาเข้า หรือขาออก ขึ้นอยู่กับการเลือกแถบในของแรก และรายละเอียดตรวจสอบการ รับ-ส่ง เอกสารในแต่ละครั้ง ว่าสามารถส่งถึงผู้รับได้หรือมั้ย อย่างไร
  o การค้นหาเอกสารสำหรับกล่องขาเข้า หรือขาออก ซึ่งสามารถกำหนดเงือนไข ในการค้นหาได้
  o รายละเอียดผู้ใช้งานระบบ, หน่วยงาน และ กลุ่มผู้ใช้งาน ซึ่งรวมถึงตัวเลือกในการใช้งานของระบบ โดยภาพรวม(ซึ่งสามารถกระทำได้สำหรับผู้ที่อยู่ในสถานะของผู้ดูแลระบบ (System Administrative) เท่านั้น
  o การออกจากระบบใช้งาน
  - สำหรับรายละเอียดการใช้งานโดยละเอียดสามารถดูได้จาก คู่มือการใช้งานโปรแกรมฉบับเต็ม
 
จากทีมงานพัฒนาระบบรับ-ส่งเอกสาร
TDES (Tele-Data Communication Engineer Services) Team
sopont@gmail.com, sopont@hotmail.com, (MSN Services)